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Avis d'Experts

[Avis d’experts] Quelle empreinte carbone pour mes emails ?

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Ah, ce merveilleux monde virtuel dans lequel nous surfons chaque jour. Cet univers digital rempli de cloud, de wi-fi, de recherches internet par milliers qui nous font surtout oublier l’impact environnemental lié à notre consommation excessive de nouvelles technologies.

Longtemps considéré comme vert, comparé aux autres industries, le numérique est en vérité lui aussi responsable du réchauffement climatique. Derrière chaque message, appel téléphonique, email, vidéo téléchargée ou envoyée… se cache un véritable centre de données. Et toute cette consommation d’énergie, nous ne la voyons pas.

Qu’est-ce que l’empreinte carbone ?

L’empreinte carbone se définit par la quantité de CO2 émise par une activité, une personne, un groupe ou une organisation par sa consommation en énergie et en matières premières.Ce gaz à effet de serre contribue au réchauffement du climat et se traduit par la quantité en surface de forêt nécessaire pour émettre ce dioxyde de carbone.
L’opinion populaire dit qu’avec internet, la pollution va diminuer. Et oui, tout est dématérialisé, on utilise désormais des emails et des messageries instantanées, moins de papier et de transport pour transmettre nos messages. C’est exact, mais ce n’est pas pour autant que la planète est à l’abri de la pollution. L’arrivée d’internet a bouleversé notre quotidien et a considérablement augmenté notre consommation de données numériques. Or, pour stocker toutes ces données il faut des datas qui elles, ont un énorme impact sur l’environnement, car ce sont des infrastructures pharaoniques.
En bref : cliquer, c’est polluer.

Quels sont les chiffres ?

8,6 millions de Data Center dans le monde en 2017 = 2% des émissions de CO2 mondiale

Internet  = pollue + que les avions soit 10% de l’électricité mondiale

1 recherche internet = 5g de CO2

140 millions de recherches internet /heure soit 1000 allers-retours Paris – NY

1 transfert de données  sur une clé USB = 100g de CO2

1 mail avec 1 pièce jointe d’1 Mo = 19g de CO2 soit 1ampoule allumée pendant 1h

Les spams  émettent autant que 3 millions de voitures

1 mail stocké pendant 1 an = 10g de CO2

500 mails supprimés = 1 arbre sauvé

204 millions d’emails envoyés / minute dans le monde soit 3,4 millions à la seconde

Vous comprenez pourquoi nous nous sommes penchés sur l’empreinte carbone de nos emails.

Comment pollue un email ?

On peut se demander comment un simple envoi d’email peut avoir des répercussions sur notre planète. Et pourtant, c’est une source de consommation d’énergie absolument énorme. En majeure partie en raison de la grande quantité de courriels envoyés dans le monde (3,8 milliards en 2018).
Derrière l’envoi et le stockage d’un email se cache un réseau internet et des serveurs informatiques qui travaillent toute l’année, 24 h/24, 7 j/7. Ces machines ont certes considérablement amélioré nos échanges et le partage d’informations, mais elles ont aussi engendré des effets ravageurs en matière de consommations d’énergie et d’épuisement des ressources.
19 grammes de CO2, c’est ce que laisse comme empreinte carbone l’envoi d’un email. Le bilan se multiplie considérablement en l’envoyant à plusieurs destinataires et selon la taille de la pièce jointe.
Bref, ceux qui s’imaginent que l’email, de par sa nature dématérialisée, possède des vertus écologiques tomberont sans doute de haut.

Quelles solutions ?

Les gestes à adopter pour surfer sur le web :

  • Utiliser des mots clés précis pour limiter le nombre de requêtes web
  • Saisir directement l’adresse du site dans la barre de navigation
  • Utiliser un moteur de recherche écolo

Pour nos envois d’emails :

  • Faire le tri de ses emails productifs ou non
  • Se désabonner des newsletters que l’on ne lit pas
  • Supprimer nos anciens emails et vider notre corbeille
  • Ne pas multiplier le nombre de destinataires
  • Limiter l’envoi ou compresser nos pièces-jointes

Et pour notre quotidien :

  • Stocker en local ses données (disque dur)
  • Mettre en veille ou éteindre son ordinateur

 

  Par Mélina Guilley, service Marketing de mailinblack

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Avis d'Experts

[Avis d’experts] La dématérialisation des échanges : un sujet complexe et à plusieurs visages

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le

La généralisation des échanges électroniques est aujourd’hui une réalité concrète pour l’ensemble des entreprises. TPE, ETI, PME, grands comptes, organismes publics, toutes les structures sont concernées et voient leurs traditionnels échanges papiers passer à l’électronique. Dans ce contexte, la dématérialisation n’est plus un choix, mais une obligation qui nécessite d’être pensée dans une logique réellement globale pour fonctionner correctement.
C’est aussi un de ces rares cas où les efforts consentis pour passer à la dématérialisation amènent rapidement des retours positifs en termes de : traçabilité documentaire (minimisation des pertes), rapidité d’accès à l’information, sécurité des échanges et surtout économies à court terme.

Prendre de la hauteur sur son projet
Un premier point à prendre en compte tient tout simplement à bien analyser l’ensemble des flux et des documents qui seront gérés de manière dématérialisée. En effet, en fonction de leur nature, différents processus voire obligations seront nécessaires : contrats, factures, documents RH, etc., sont autant de cas d’usage différents. Attention donc à avoir une vue d’ensemble de tous les documents qui seront numérisés et échangés électroniquement en considérant également leur criticité et leur devenir.

Le point sur les factures
Concernant les factures, qui est un poste qui concerne tous les acteurs, il est fondamental de bien comprendre que l’édition et l’échange électronique de ces documents doivent reposer sur une méthodologie normalisée et compatible avec la législation en vigueur. Sur ce point, nous pouvons notamment évoquer le cas des entreprises qui travaillent avec le secteur public et qui doivent répondre aux obligations de Chorus Pro. Cette démarche aujourd’hui réservée aux fournisseurs des administrations a d’ailleurs son pendant dans le cadre de la facturation inter-entreprises également. Attention donc à entrer dans une logique de professionnalisation de la gestion des factures électroniques, conforme à la réglementation fiscale et qui ne peut donc se limiter à l’envoi d’un simple PDF joint dans un mail.

Le point lié à l’archivage des documents électroniques
Trop souvent encore les SAE (Systèmes d’Archivage Electronique) sont méconnus ou confondus avec des GED (Gestion Electronique de Documents)
Sur ce point, une vigilance particulière est également nécessaire pour réaliser un réel archivage à valeur légale et à force probatoire (i.e. pouvant avoir force de preuve en cas de litige).
Pour répondre à des obligations fonctionnelles, réglementaires et normées, l’archivage à valeur probatoire doit pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des pièces qui y sont versées. En effet, il est devenu très facile de modifier et falsifier un document bureautique ou PDF. Aussi, une SAE doit-il à la fois prendre en compte des notions purement technologiques, mais aussi intégrer des données réglementaires et métier, telles que le temps de conservation en fonction des documents par exemple. Globalement, les grandes fonctionnalités d’un système d’archivage électronique résident essentiellement dans le fait d’admettre que seule la version finale soit archivée et que sa destruction ne peut se faire que dans des cas bien précis et de manière « supervisée ». Pour arriver à cette finalité, un contrôle rigoureux des durées de conservation et de la présence de certaines données est absolument nécessaire.
Ces quelques points illustrent parfaitement que la dématérialisation de documents ne peut être traitée sans prendre de la hauteur. A titre d’exemple : beaucoup confondent encore les notions de stockage, sauvegarde et archivage (à caractère légal). Il est donc nécessaire de lancer son projet en prenant les bonnes décisions pour respecter tous les prérequis nécessaires afin de se conformer aux usages et à la réglementation en vigueur.

 

 

 

 

 

Par Joël SPITALIER, Directeur Commercial de Prologue Numérique

 

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Avis d'Experts

[Avis d’experts] Cybersécurité 2019 : toujours autant d’attaques à venir

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Cela ne surprendra personne : une nouvelle fois, la cybersécurité se positionne comme l’une des principales menaces pour les particuliers et professionnels. Transformation digitale, usage toujours plus important du numérique en toutes situations, etc. Nous sommes plus que jamais dépendants du digital à tous les niveaux. Dans ce contexte, les pirates disposent aujourd’hui d’un terrain de jeu attractif pour lancer des attaques toujours plus nombreuses et qui tirent encore parti du manque de sensibilisation des utilisateurs professionnels et particuliers.

Des attaques en forte croissance
La majorité des études publiées en France comme à l’international s’accordent à affirmer que les cyber attaques connaissent aujourd’hui une forte poussée (croissance à deux chiffres). Mais quelles sont ces attaques et comment se manifestent-elles ? Un premier constat est lié à leur nature.
Bien entendu, les attaques évoluent et certaines sont même très perfectionnées, mais dans leur généralité, elles restent massives et traditionnelles : phishing, vol de données, etc. Ce point est particulièrement important et nous amène à nous poser la question de la crédulité des internautes qui se laissent encore piéger en cliquant sur des liens qu’ils reçoivent dans leurs emails : fausse identification de coordonnées bancaires, télécoms, etc. La liste est longue et l’imagination des hackers débordante.

Rien de nouveau sous le soleil
Les traditionnelles tentatives de fraude réalisées par mail ne sont donc pas épuisées et connaissent une forte croissance. Incontestablement, il n’existe pas une recette miracle pour lutter efficacement contre ce phénomène mais plusieurs points à prendre en considération.
Le premier est la sensibilisation des internautes aux bonnes pratiques (nous nous trouvons ici dans une démarche orientée formation).  Le deuxième pilier est constitué de son côté de la réponse technologique. En effet, en complément d’une nécessaire vigilance, il est important de sécuriser ses stations de travail, mobiles, serveurs et boites mails en s’appuyant sur des dispositifs adaptés à cette tâche. Ces précautions (formations et outils) de bons sens sont incontournables pour limiter sa courbe d’exposition au risque cyber et se protéger le mieux possible.

Ces différents éléments montrent une nouvelle fois que marteler des messages concrets est une nécessité pour limiter les brèches et contenir les problématiques d’intrusion, de chantage et de vols de données numériques. Un retour aux basiques et une veille active des nouvelles vulnérabilités sont donc nécessaires pour se protéger efficacement.

 

 

Par Justine GRETTEN, Chef de projet marketing chez Mailinblack

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Avis d'Experts

[Expert] Ce qu’il faut savoir avant de s’engager dans la jungle des photocopieurs et des contrats de leasing

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le

Les photocopieurs sont un poste budgétaire important dans les PME et les entreprises utilisatrices remontent très souvent les mêmes insatisfactions : loyer trop élevé, augmentation du prix des consommables, insatisfaction du service et engagement impossible à solder…
Première idée reçue : vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de votre contrat pour le remettre en question et faire des économies !!!

 

LE LEASER
Les frais de dossier : ils ne sont pas demandés par tous les leasers, néanmoins vous pouvez demander de les faire retirer ou offrir.
L’assurance proposée par un leaser n’est absolument pas une obligation à partir du moment où vous avez déjà votre propre assurance professionnelle et que vous pouvez en justifier. Dans ce cas le loyer ne sera pas majoré.
Prorata temporis : vérifiez que le leaser ne vous fasse pas payer un loyer au prorata temporis. En effet, dans la plupart des cas, ce loyer n’est qu’un prétexte pour faire payer au client un loyer supplémentaire qui vient s’ajouter à ceux initialement prévus.

LE CONTRAT
Dénonciation d’un contrat : vous pouvez toujours résilier un contrat ou demander à ce qu’il ne reparte pas par tacite reconduction. Dans les deux cas, les loyers se règlent habituellement terme à échoir, les CGV précisent de faire un courrier 3 mois avant la dernière échéance. Il faut donc envoyer le courrier (en recommandé) 6 mois avant la fin du contrat, au moins trois mois avant le dernier loyer prélevé.
Astuce : adressez-le recommandé avec accusé de réception pour demander la non tacite reconduction le jour même de la signature du contrat pour ne pas oublier ;-).

LE FOURNISSEUR
Faites attention aux offres trop alléchantes et notamment, celles qui consistent à recevoir, un chèque de la part du fournisseur avec l’obligation de revoir le contrat bien avant son terme! En effet lors de la revue du contrat le loyer va augmenter mécaniquement pour rembourser le “crédit” du chèque.
Ne renouvelez pas votre matériel avant la fin du contrat sans raison valable (économies ou nouveau besoin technique). Il faut renouveler votre matériel uniquement à la fin du contrat quand sa valeur résiduelle est nulle. Personne ne fait de cadeau. le changement de matériel avant la fin du contrat entraîne indéniablement un coût.

Exemple d’offre et discours du vendeur.
Voici un exemple de proposition financière indélicate pour un système d’impression avec renouvellement de matériel au bout de 20 mois. (Les chiffres ont été arrondis pour une meilleur compréhension.)
Monsieur le client, je vous propose ce matériel pour 100€ par mois sur une durée de 5 ans (60 mois) et je vous verse un chèque de 2 000€ (de subvention publicitaire par exemple). Dans 20 mois, nous vous refaisons un chèque de 2 000€ en renouvelant l’opération.
A première vue, l’offre est intéressante mais lorsque vous réalisez le calcul et que vous vous projetez dans le temps (20 mois plus tard), vous découvrez le cadeau empoisonné. Pourquoi empoisonné? Le 21ème mois, le fournisseur remplace le matériel et vous fait un nouveau chèque de 2000€, malheureusement, votre loyer ne sera plus de 100€ par mois.
En effet, dans ce nouveau loyer il y aura le nouveau matériel, le nouveau chèque de 2000€, le coût de la nouvelle machine mais également et surtout, le solde des 40 mois restant du premier contrat qui n’est pas arrivé à terme. Soit : 4 000€.
Résultat de cette gymnastique commerciale : Votre nouveau loyer s’élèvera à 227€ par mois au lieu des 100€ du premier contrat. Et ainsi de suite au bout de 20 mois …
Si vous ne souhaitez pas voir vos factures s’envoler, vous serez obligé de resigner le même type de contrat tout simplement parce que dans le contrat initial, le fournisseur a incorporé le volume d’impressions habituel dans le loyer et ce pour une durée de 20 mois. Ce qui a pour effet, dans le cas où vous ne souhaitez pas renouveler votre matériel, d’autoriser le partenaire à facturer votre volume d’impression au prix fort.

Alors comment échapper à tout cela ?
N’acceptez pas un contrat avec renégociation obligatoire avant le terme.
N’acceptez pas de renouveler votre contrat de manière anticipée si le besoin ne se fait pas sentir.
Evitez les engagements de copies, en effet, il n’est pas nécessaire d’avoir un engagement pour avoir un coût d’impression bas. D’autre part, ne pas avoir d’engagement permettra également une résiliation anticipée éventuelle plus facile et moins coûteuse.
Attendez d’un partenaire fournisseur qu’il vous équipe d’un matériel correspondant à vos besoins.
Mettez en concurrence pour mieux comprendre les différences d’un fournisseur à un autre.

Le juste prix ?
Sur la base des pratiques observées chez les clients de Phoceos par leurs fournisseurs,  le cabinet d’expertise vous propose un calculateur simple qui vous permettra d’estimer le juste prix à payer de votre loyer en fonction de votre besoin et renégocier votre contrat !

Article signé par Joël Robic
Phoceos, Cabinet d’expertise et de conseil en SI pour les PME.
www.phoceos.fr

 

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